Cartella Clinica Elettronica in Sala Operatoria? Ottimizziamola Prima! La Nostra Esperienza con Fattori Umani e Simulazione

Ciao a tutti! Oggi voglio parlarvi di un’avventura affascinante nel cuore pulsante dell’innovazione sanitaria: l’implementazione delle Cartelle Cliniche Elettroniche (CCE), o EHR (Electronic Health Records) come le chiamano oltreoceano. Vi è mai capitato di pensare a quanto sia complesso introdurre un nuovo sistema digitale in un ambiente delicato e frenetico come quello peri-operatorio, specialmente in un ospedale pediatrico? Beh, lasciate che vi racconti come abbiamo affrontato questa sfida, mettendo al centro la sicurezza dei piccoli pazienti e l’efficienza del team medico.

La Sfida: Una Nuova CCE in un Mondo Complesso

Negli ultimi 15 anni, le CCE sono diventate sempre più comuni negli ospedali. Promettono mari e monti: riduzione dei costi, migliore tracciabilità delle informazioni, meno errori di medicazione, addio alla calligrafia illeggibile dei medici (finalmente!). Tutto bellissimo, vero? In teoria sì. Ma la pratica, come spesso accade, è un’altra storia.

Introdurre una nuova CCE in un sistema sanitario complesso, come un grande ospedale pediatrico universitario, è come cambiare il motore di un aereo in volo. Può essere travolgente per chi la usa tutti i giorni (medici, infermieri, tecnici), nascondere rischi per la sicurezza dei pazienti e creare inefficienze se il sistema non si sposa bene con i flussi di lavoro reali. Immaginate la frustrazione di un chirurgo che perde tempo prezioso a cliccare su mille schermate mentre un’operazione è in corso! Questo può portare a una bassa adozione del sistema e a un malcontento generale.

La Soluzione: Fattori Umani e Simulazione al Servizio della Sanità

Ecco dove entriamo in gioco noi, o meglio, dove entrano in gioco due discipline potentissime: i Fattori Umani (HF – Human Factors) e la Simulazione Focalizzata sui Sistemi (SFS – Systems Focused Simulation). Cosa sono? In parole povere, i Fattori Umani studiano come le persone interagiscono con strumenti, tecnologie, informazioni e altri individui nel loro ambiente di lavoro. La Simulazione, invece, ci permette di ricreare scenari realistici in un ambiente sicuro per testare processi, tecnologie e dinamiche di team.

Pensatela così: la CCE viene progettata immaginando un flusso di lavoro ideale (“work as imagined”). Ma quello che succede davvero durante l’assistenza al paziente (“work as done”) può essere molto diverso e portare a conseguenze impreviste. La simulazione colma questo divario, permettendoci di vedere come la CCE si comporta *davvero* nelle mani degli utenti, in situazioni realistiche. Usiamo metodologie come i test di usabilità (dove un singolo operatore prova il sistema seguendo uno scenario specifico) e le simulazioni in situ (dove l’intero team lavora insieme nell’ambiente clinico reale, ma con pazienti simulati o manichini).

Il bello è che dopo ogni sessione c’è un momento di debriefing, una chiacchierata strutturata (noi abbiamo usato il framework PEARLS) in cui raccogliamo feedback preziosissimi su cosa funziona, cosa no, quali sono i rischi percepiti, le potenziali inefficienze e le preoccupazioni per la sicurezza. E attenzione: non si giudica la bravura del clinico, ma si valuta il sistema!

Il Nostro Progetto: Un Caso Concreto in Pediatria

Tra settembre 2023 e aprile 2024, abbiamo condotto uno studio di miglioramento della qualità (Quality Improvement – QI) proprio su questo tema in un grande ospedale pediatrico universitario che stava passando a una nuova CCE. L’obiettivo? Testare proattivamente il nuovo sistema *prima* del “go-live” ufficiale nell’area peri-operatoria, un ambiente ad alto rischio e ad alta velocità.

Abbiamo coinvolto un team multidisciplinare: esperti IT, specialisti dell’implementazione della CCE, clinici di prima linea e consulenti esterni esperti in HF e SFS (come noi!). Ci siamo concentrati sull’area peri-operatoria e, più specificamente, sul dipartimento di Otorinolaringoiatria (ORL), prendendo come scenario di riferimento un intervento comune come l’inserimento di tubi di timpanostomia (a volte associato a tonsillectomia/adenoidectomia).

Abbiamo organizzato il lavoro in due cicli principali (seguendo la logica Plan-Do-Study-Act):

• Test di Usabilità: Sessioni individuali via videoconferenza (durata 90-120 minuti). Ogni partecipante (chirurghi, infermieri, personale amministrativo, etc.) utilizzava la CCE in un ambiente di test, seguendo uno scenario specifico per il proprio ruolo. Abbiamo raccolto feedback dettagliato sull’interfaccia, la facilità d’uso, la logica dei passaggi.
• Simulazioni In Situ: Sessioni di team negli ambienti reali (clinica ORL, sale operatorie in due diverse sedi). Qui abbiamo testato l’integrazione della CCE nei flussi di lavoro completi, dall’arrivo del paziente in clinica, alla visita, al consenso informato (coinvolgendo anche un paziente e un genitore del comitato consultivo familiare!), fino alle fasi pre, intra e post-operatorie (usando pazienti standardizzati e un manichino pediatrico avanzato per le procedure mediche).

Risultati Sorprendenti: Oltre 400 Raccomandazioni Prima del Lancio!

Quello che abbiamo scoperto è stato illuminante. Attraverso questi cicli di test e simulazioni, abbiamo identificato e formulato ben 475 raccomandazioni per migliorare la sicurezza, l’efficienza, l’usabilità e l’ottimizzazione della nuova CCE! Di queste, 324 provenivano dai test di usabilità e 151 dalle simulazioni in situ.

Pensate, abbiamo scovato problemi critici che avrebbero potuto avere conseguenze serie:

• Consenso Informato Elettronico: C’erano problemi nel design che aumentavano il rischio di operare sul sito sbagliato o di avere consensi incompleti. Un incubo per la sicurezza!
• Ordini di Farmaci: Configurazioni errate del sistema avrebbero portato a ordinare quantità sbagliate di farmaci.
• Flussi di Lavoro: Il sistema non sempre rispecchiava il modo in cui i team lavoravano realmente, causando ritardi osservati e frustrazione (ad esempio, nell’avvio degli interventi chirurgici).
• Esperienza Utente: Abbiamo identificato numerosi modi per rendere il sistema più intuitivo, riducendo clic inutili e allineando meglio i moduli elettronici ai passaggi reali dell’assistenza. Ad esempio, abbiamo aggiunto un campo per tracciare elettronicamente gli effetti personali del paziente in sala operatoria.

La cosa più importante? La stragrande maggioranza di questi problemi (il 76% delle raccomandazioni uniche emerse dai test di usabilità) è stata risolta o mitigata *prima* che la nuova CCE venisse utilizzata sui pazienti reali. Abbiamo trasformato potenziali rischi latenti in opportunità di miglioramento proattivo.

Perché Questo Approccio Fa la Differenza?

Testare proattivamente richiede un cambio di mentalità: investire risorse e tempo *prima* per evitare problemi (spesso più costosi e rischiosi) *dopo* l’implementazione. I metodi HF e SFS ci permettono di:

• Identificare rischi nascosti: Scoprire problemi che emergerebbero solo nell’uso reale.
• Migliorare l’efficienza: Ridurre clic inutili, snellire i processi, minimizzare i ritardi. Pensate a quanto sia cruciale in interventi brevi e ad alto volume come quelli ORL pediatrici!
• Aumentare la soddisfazione degli utenti: Un sistema che funziona bene e segue i flussi di lavoro reali è meno frustrante e più facile da adottare.
• Coinvolgere gli utenti finali: Il loro feedback è fondamentale per progettare un sistema che sia davvero utile. Questo impegno precoce favorisce anche l’adozione successiva.
• Privilegiare soluzioni sistemiche: Invece di limitarsi a dire “serve più formazione” (soluzione focalizzata sulla persona), abbiamo potuto suggerire modifiche concrete al software, standardizzazioni, automatismi (soluzioni focalizzate sul sistema), che secondo la teoria della “Hierarchy of Intervention Effectiveness” sono molto più efficaci nel prevenire errori.

Questo approccio non è utile solo per le nuove implementazioni. Dovrebbe diventare una pratica routinaria anche per testare aggiornamenti, modifiche o quando si nota un aumento di segnalazioni di problemi legati alla CCE. Dobbiamo “spostare la sicurezza a monte”, essere proattivi invece che reattivi.

Sfide e Prospettive Future

Non è stato tutto rose e fiori, ovviamente. Le tempistiche erano strette e il volume di raccomandazioni ha richiesto uno sforzo notevole da parte dei team IT per implementare le modifiche. Non sempre è stato chiaro quali modifiche fossero state apportate tra un ciclo di test e l’altro. Inoltre, le risorse sono limitate: non abbiamo potuto estendere questo tipo di test a tutte le aree cliniche che lo avrebbero desiderato (e la richiesta è cresciuta man mano che il progetto andava avanti!).

Questo sottolinea una necessità crescente: integrare specialisti di Fattori Umani e Simulazione all’interno delle organizzazioni sanitarie. Sono figure chiave per costruire sistemi sanitari più sicuri, efficienti e affidabili, sistemi che supportino davvero il personale nel fare al meglio il proprio lavoro.

In conclusione, la nostra esperienza dimostra che l’uso sinergico e proattivo di Fattori Umani e Simulazione è fondamentale quando si implementano tecnologie come le CCE, specialmente in ambienti complessi come quello peri-operatorio. Abbiamo trasformato un processo di implementazione potenzialmente rischioso in un’opportunità per migliorare radicalmente il sistema prima ancora che toccasse il primo paziente. E questa, secondo me, è la strada giusta verso una sanità davvero più sicura ed efficiente per tutti.

Fonte: Springer